Excel ile toplu unvan, departman ve GSM güncelleme

Başlangıç · 5 dakika

Personel listenizi Excel'de düzenleyip tek seferde yükleyin; unvan, departman ve telefonlar panele, Microsoft 365'e ve imzalara yansısın.

1. “Excel ile Güncelle”yi açın

   Kullanıcılar sayfasının sağ üstündeki “Excel ile Güncelle” butonuna tıklayın. Bu buton yalnız Sahip ve Yönetici rolündeki kullanıcılara görünür.

2. Personel listesini indirin

   “Personel listesini indir (.xlsx)” butonu mevcut personelinizi E-posta, Adı Soyadı, Firma, Departman, Unvan, GSM ve İş Telefonu sütunlarıyla indirir. Dosyayı Excel'de açın ve yalnız değiştirmek istediğiniz hücreleri düzenleyin. E-posta sütununa dokunmayın: kişiler bu sütunla eşleştirilir.

3. Kendi listenizi de kullanabilirsiniz

   Elinizde İK'nın hazırladığı bir liste varsa onu doğrudan yükleyebilirsiniz. İlk satırda “E-posta” ya da “Adı Soyadı” (veya ayrı “Ad” ve “Soyad”) sütunu ile birlikte Unvan, Departman, GSM veya İş Telefonu sütunlarından en az biri olmalı. Başlıklar esnek okunur: “Ünvan”, “Görev”, “Cep Telefonu”, “Mobil”, “Birim” gibi adlar da tanınır. Firma sütunu varsa aynı adı taşıyan iki kişiyi ayırmak için kullanılır.

4. Dosyayı yükleyip önizlemeyi kontrol edin

   “Dosya seç” ile .xlsx veya .csv dosyanızı yükleyin. Önizlemede her satır için durum görünür: “Güncellenecek” (eski değer üstü çizili, yeni değer yanında), “Değişiklik yok”, “Bulunamadı”, “Belirsiz” (aynı adda birden çok kişi) ve “Tekrar eden satır” (aynı kişi listede iki kez geçiyor). Bu aşamada hiçbir şey değişmez.

5. Gerekirse değerleri önizlemede elle düzeltin

   Bir değer yanlışsa Excel'e dönmeniz gerekmez: değerin yanındaki kalem simgesine tıklayıp yenisini yazın ve “Tamam”a basın. Elle düzelttiğiniz alan turuncu görünür: mevcut değer gri üstü çizili, Excel'deki değer turuncu üstü çizili, sizin yazdığınız değer turuncu çerçeveli durur. Altında da “Excel'de … yazıyordu; siz … olarak düzeltmek istiyorsunuz” uyarısı çıkar. “Excel değerine dön” ile düzeltmeyi geri alabilirsiniz. Kutuyu boş bırakırsanız alan boşaltılır.

6. Sorunlu satırları indirip düzeltin

   Bulunamayan, belirsiz veya tekrar eden satırlar varsa önizlemenin üstündeki “Sorunlu satırları indir” butonu bu satırları sorunun açıklamasıyla birlikte bir CSV dosyası olarak indirir. Dosyayı Excel'de düzeltip (ör. E-posta sütununu doldurup) yalnız bu satırları yeniden yükleyebilirsiniz.

7. Son kontrolü yapıp onaylayın

   Güncellemek istemediğiniz satırların işaretini kaldırın ve “Devam”a tıklayın. Son kontrol ekranı kaç kişide kaç alanın değişeceğini, kaç kişinin Microsoft 365'e yazılacağını, elle düzelttiğiniz (turuncu) ve boşaltılacak (kırmızı) alanları ayrıca listeler. “Onayla ve güncelle” dediğiniz anda değişiklik uygulanır: panel hemen güncellenir, Microsoft 365'e kişi kişi yazılır, resim imzalar yeniden üretilir. Sonuç ekranında Microsoft 365'e yazılamayan kişiler sebebiyle listelenir.

8. Gerekirse yüklemeyi geri alın

   Sonuç ekranındaki “Bu yüklemeyi geri al” butonu ya da daha sonra “Excel ile Güncelle” penceresindeki “Son yüklemeler (30 gün)” listesindeki “Geri al” butonu, o yüklemenin değiştirdiği her alanı yükleme öncesindeki değerine (panelde ve Microsoft 365'te) döndürür. Yüklemeden sonra biri tarafından elle değiştirilmiş alanlara dokunulmaz; bunların sayısı ayrıca bildirilir.