İmzalar ne zaman güncellenir? (unvan değişikliği, yeni kullanıcı)

Dağıtım · 5 dakika

Bir kişinin unvanı değiştiğinde imzası kendiliğinden güncellenir — Exchange kuralıyla dağıtılan imzalarda bir sonraki e-postada. Yeni kullanıcının imzası, otomatik onboarding açık ve varsayılan şablon seçiliyse kendiliğinden oluşur. Resim (görsel) imzalarda kural farklıdır.

1. Kısa cevap

   Unvan, ad, telefon, departman değişti: Exchange kuralıyla dağıtılan imzalarda hiçbir şey yapmanıza gerek yok — değişiklik bir sonraki e-postada görünür. Yeni kullanıcı açtınız: en geç 15 dakika içinde panele düşer; Ayarlar'da otomatik onboarding açık ve varsayılan şablon seçiliyse imzası kendiliğinden oluşur. Resim (görsel) imzalarda görsel önceden üretilip saklanır, ama profil değiştiğinde o kişinin görseli kendiliğinden yeniden üretilir — sizin bir şey yapmanız gerekmez.

2. Neden kişi bilgisi kendiliğinden güncelleniyor

   Exchange kuralına giden imzada kişiye ait alanlar sabit metin olarak yazılmaz. Unvan yerine %%Title%%, ad yerine %%FirstName%%, telefon yerine %%PhoneNumber%% gibi yer tutucular gider. Exchange bu yer tutucuları her e-posta gönderiminde Microsoft 365 dizininden okuyup doldurur. Bu yüzden tek bir kural bütün kullanıcılara hizmet eder ve dizindeki her değişiklik anında imzalara yansır. Kuralı yeniden üretmeniz, betiği tekrar çalıştırmanız ya da imzaları yeniden dağıtmanız gerekmez.

3. Unvanı nereden değiştirdiğiniz ne fark eder?

   SignyFix panelinden (Kullanıcılar → kişi → Profil): değişiklik hem panele hem de Microsoft 365 dizinine yazılır; bir sonraki e-postada yeni unvan çıkar. (Bu yazma için bağlantınızın User.ReadWrite.All iznine sahip olması gerekir — yoksa panel size bunu açıkça söyler ve değişiklik yalnız panelde kalır.) Microsoft 365 yönetim merkezinden: dizin zaten güncellendiği için imza anında doğrudur; SignyFix panelindeki liste 15 dakikalık senkronla yetişir. İkinci durumda panelde eski unvanı görüyor olmanız imzanın yanlış gittiği anlamına gelmez.

4. Kuralı ne zaman YENİDEN üretmek gerekir

   Kural, üretildiği andaki şablon ve marka içeriğini taşır. Kişi bilgileri dizinden geldiği için onlar kuralı etkilemez, ama şunlar değişirse kuralı yeniden üretip Exchange'de çalıştırmanız gerekir: imza şablonunu değiştirdiniz, firma markasını (logo, renk, adres) güncellediniz, yasal uyarı ayarını değiştirdiniz ya da alan adının yayın adresi açıldı. Panel bunu kendiliğinden yakalar: İmza Dağıtımı sayfasının üstünde sarı uyarı çıkar ve hangi kuralın eskidiğini yazar, ayrıca çanınıza bildirim düşer.

5. Yeni kullanıcı: zincir nasıl işliyor

   1) Kişiyi Microsoft 365'te açar ve lisans verirsiniz. 2) SignyFix dizini 15 dakikada bir değişiklikler için tarar (ayrıca 6 saatte bir tam senkron yapar); yeni kişi bu turda panele düşer. Beklemek istemezseniz M365 Merkezi sayfasından elle senkron başlatabilirsiniz. 3) Kişi panele düştüğünde onboarding işi çalışır. 4) Ayarlar → Yaşam Döngüsü bölümünde otomatik onboarding açık ve bir varsayılan imza şablonu seçili ise kişiye hoş geldin e-postası gider ve imzası oluşturulur. Bu iki ayardan biri eksikse kişi imzasız kalır — şablonu Kullanıcılar sayfasından elle atarsınız.

6. Lisans ile imzanın ilişkisi

   Lisans atamak imza üretimini tetiklemez; tetikleyici kişinin dizinde açılmasıdır. Ancak lisanssız kullanıcının Exchange posta kutusu olmaz, posta kutusu olmayan kişiye de kural uygulanmaz — yani pratikte lisans şarttır. Kişinin lisansı sonradan kaldırılırsa imzası panelde durur ama e-posta göndermediği için görünmez; lisans geri verildiğinde imza çalışmaya devam eder, yeniden dağıtım gerekmez.

7. Resim (görsel) imzalarda durum farklı

   Resim imzada kişinin bilgileri bir PNG görselin içine çizilir, yani görsel önceden üretilip saklanır. Buna rağmen sizin bir şey yapmanız gerekmez: unvan, ad, departman, telefon ya da fotoğraf değiştiğinde o kişinin görseli kendiliğinden yeniden üretilir. Değişikliği panelden de yapsanız Microsoft 365 tarafından da yapsanız (senkronla geldiğinde) aynı şey olur; üretim birkaç saniye sürer ve yeni görsel hem imzada hem şablon sayfasındaki listede belirir. Yalnız o kişinin görselleri üretilir, diğerlerine dokunulmaz. Kişinin birden çok adresi varsa (Kimlikler sekmesi) her adresin kendi görseli, kendi şablonuyla birlikte yenilenir — ikinci adresten eski unvanla imza gitmez. Not: yeniden üretim yalnız imzada görünen alanlar için çalışır — rol ya da şirket bağı gibi imzaya yansımayan değişiklikler boşuna üretim tetiklemez.

8. Gmail ve Outlook eklentisi: kayıtlı imza kopyası

   Gmail dağıtımı ve Outlook eklentisi Exchange kuralı gibi yer tutucu kullanmaz; her kişi için hazırlanmış kayıtlı bir HTML kopyasını basar. Bu kopya artık kendiliğinden yenilenir: kişinin adı, unvanı, departmanı, telefonu, fotoğrafı, firması, kartvizit/randevu linki değiştiğinde (panelden ya da Microsoft 365 / Google senkronuyla) ve şablon kaydedildiğinde o şablonu kullanan herkes için. Outlook eklentisi yeni kopyayı bir sonraki e-postada kendiliğinden kullanır. Gmail ise imzayı dağıtım anında posta kutusuna yazar: kopyası değişen kişiler İmza Dağıtımı → Google Workspace sayfasında “son dağıtımdan sonra N imza güncellendi” uyarısında sayılır; “Tüm kullanıcılara dağıt” ile Gmail'e yansıtın. Yalnız içeriği gerçekten değişen kişiler bu sayıya girer.

9. Değişikliğin gerçekten geçtiğini doğrulama

   En kesin yol, kişinin hesabından harici bir adrese (Gmail, Outlook.com) test e-postası atmaktır — kurum içi gönderimlerde transport kuralı farklı davranabilir. Gelen imzada yeni bilginin çıkması gerekir. Çıkmıyorsa sırasıyla bakın: kişinin unvanı Microsoft 365 dizininde gerçekten değişmiş mi (panelde değil, M365 tarafında), kişi kuralın kapsadığı alan adında mı, ve İmza Dağıtımı sayfasında "kural güncel değil" uyarısı var mı.