Hangi dağıtım yöntemi bana uygun? Transport Rule, Outlook Eklentisi ve ikisi birlikte

Dağıtım · 6 dakika

Microsoft 365'te imzayı iki yolla dağıtabilirsiniz: Exchange Transport Rule her cihazdan giden maili sunucuda imzalar, Outlook Eklentisi ise imzayı yazarken Outlook'un içine koyar. İkisini birlikte de kullanabilirsiniz. Hangi programda ne olduğunu ve neyi kazanıp neyi kaybettiğinizi tek tabloda görün.

1. Kısa cevap

   Çalışanlarınız telefondan, Mac'ten ya da Outlook dışındaki programlardan da mail atıyorsa veya ERP/CRM gibi sistemleriniz sizin adınıza mail gönderiyorsa Exchange Transport Rule seçin: bu maillerin hepsine imza ekler ve kullanıcı imzayı silemez. Ekibiniz tamamen Yeni Outlook, Outlook web veya Microsoft 365 masaüstü Outlook kullanıyorsa ve imzayı yazarken görmek, yanıtlarda imzanın metnin hemen altında durması sizin için önemliyse Outlook Eklentisi seçin. İkisini de istiyorsanız birlikte kullanın: Outlook'tan giden maili eklenti, diğer her yerden gideni kural imzalar.

2. Exchange Transport Rule nasıl çalışır

   İmza, mail gönderildikten sonra Microsoft 365 sunucusunda eklenir. Mail hangi cihazdan ya da programdan çıkarsa çıksın Exchange'den geçtiği için imzalanır. Bunun bedeli şu: gönderen imzayı yazarken ve Gönderilmiş Öğeler'de görmez, yanıtlarda imza alıntılanan yazışmanın en altına eklenir. Kurulumu yönetici bir kez yapar: dağıtım sihirbazının ürettiği PowerShell betiği çalıştırılır.

3. Outlook Eklentisi nasıl çalışır

   Kullanıcı yeni bir mail ya da yanıt açtığı anda eklenti imzayı Outlook'un yazma penceresine koyar. Gönderen imzayı görür, yanıtlarda imza yazdığı metnin hemen altında durur ve imza Gönderilmiş Öğeler'de de kalır. Eklenti yalnız Outlook'ta çalışır: Outlook dışındaki programlardan ve sistemlerden giden maillere imza eklenmez, kullanıcı da eklenen imzayı silebilir. Yönetici eklentiyi Microsoft 365 yönetim merkezinden bütün kuruma bir kez dağıtır. Kullanıcıların bir şey kurması gerekmez; eklentinin herkese ulaşması genelde birkaç saat, Microsoft'a göre en geç 72 saat sürer.

4. İkisi birlikte (hibrit) nasıl çalışır

   Eklenti imzayı koyduğu maile görünmeyen bir işaret ekler. SignyFix'in Exchange kuralları bu işareti taşıyan maili atlar. Böylece Outlook'tan giden maile imzayı eklenti, telefondan, Apple Mail'den ya da sistemlerinizden giden maile kural ekler; aynı maile iki imza eklenmez. Bunun için kurallarınızın 30 Ekim 2026 ve sonrasında üretilmiş olması gerekir: eklentiyi açmadan önce dağıtım betiğini bir kez yeniden üretip çalıştırın.

5. “Graph Roaming Signature” neden “Yakında” görünüyor

   Bu yöntem imzayı doğrudan Outlook'un kendi imza ayarına yazar. Microsoft, Yeni Outlook'un imza ayarına dışarıdan yazmak için henüz herkese açık ve desteklenen bir yol sunmuyor. Bu yüzden SignyFix bu yöntemi açmadı. Microsoft bu yolu açtığında kart etkinleşir.

6. Seçimi nerede yaparsınız

   Sol menüde İmza Dağıtımı → “Microsoft 365” sayfasını açın. Üstteki yöntem kartlarından “Exchange Transport Rule” ya da “Outlook Eklentisi”ni seçin; seçtiğiniz kartın kurulum adımları altta açılır. Kartların altındaki “Hangi yöntem bana uygun?” bağlantısı bu kılavuzu yeni sekmede açar.